1. Waarom is een goede formatieplanning essentieel?
Ellen: “De ziel van formatie is budget, benodigd en aangesteld." Onderwijsinstellingen krijgen geld van de overheid en kijken welk deel daarvan aan het onderwijs zelf besteed mag worden. Vervolgens kijken ze hoe ze dit willen inrichten en de menskracht die daarvoor aangesteld is. Deze drie onderdelen moeten met elkaar kloppen; aan elkaar gelijk zijn: B=B=A (Budget=Benodigd=Aangesteld).
Ellen vertelt dat doordat het onderwijs volop in beweging is, het niet altijd mogelijk is om het onderwijs in te steken op basis van het voorgaande jaar. “Er zijn allerlei onderwijskundige ontwikkelingen die je wilt doorrekenen. Je wilt weten wat de effecten zijn en of je daar voldoende menskracht voor hebt. Tevens wil je als onderwijsinstelling - gezien de arbeidsmarkt - daar tijdig zekerheid over hebben om duidelijkheid te kunnen geven aan personeel en eventueel tijdig op zoek te kunnen gaan naar nieuwe mensen.
Dit proces start in oktober/november met de begroting en vanaf januari wordt bekeken hoe hier invulling aan gegeven kan worden. Dat is wat je met formatieplanning doet.”
Omdat het onderwijs volop in beweging is en de drie genoemde facetten altijd met elkaar in balans moeten zijn, is het heel belangrijk om een goed formatieprogramma te hebben, dat voor jouw onderwijsinstelling tijdig kan berekenen wat voor menskracht volgend kalenderjaar benodigd is. En om vast te stellen of het onderwijs geboden kan worden zoals dat beoogd is.
2. Welke rol speelt Leerlingroute bij het komen tot een goed rooster?
Ellen: “In Leerlingroute kun je betrouwbare prognoses maken waarin bekeken wordt hoe het volgende leerjaar eruit zal zien. Vanuit daar wordt een overzicht gegenereerd, op basis van informatie over de doorstroom, waarin je ziet hoe vol de klassen zullen zijn. Deze gegevens gaan naar Formatie (Foleta) en er wordt berekend hoeveel docenten benodigd zijn.
Daarnaast kunnen leerlingen zelf hun vakkenkeuze in Leerlingroute invoeren en hebben ouders de mogelijkheid deze online te accorderen. Dit alles is een geautomatiseerd proces. Het rondlopen met briefjes is hierdoor verleden tijd. Dit voorkomt fouten en geeft ook administratief een flinke verlichting.”
De combinatie van hoe groot de kans is dat de leerling in een bepaald leerjaar komt, gecombineerd met het vakkenpakket, geeft inzage in hoeveel lessen gegeven moeten worden en dus hoeveel leerkrachten benodigd zijn. De gegevens van de keuzes voor het vakkenpakket zijn essentieel om het rooster te maken.
